Вопрос: Добрый день, Александр!
У меня в прямом подчинении 11 человек, и существует постоянная проблема при постановке SMARTов.
Сначала я их ставил самостоятельно, то есть сверху. В итоге задачи (из-за текущей загруженности) ставились 10–15 числа, пока всем сформулируешь, пока с каждым согласуешь и т. п. Естественно, полмесяца все работают неэффективно, вторую половину стараются выполнить максимум возможного. В итоге общая низкая эффективность, и связана она не с сотрудниками, а с системой.
Обсудил с подчиненными — решили, что я им буду высылать «направления», а они сами ставить смарты — стало еще хуже: после отправки направлений прошло в среднем 3 дня, потом пришли такие задачи, что проще было бы поставить самому. Корректируем до сих пор :-(.
Посоветуйте, как избежать таких ситуаций?
Александр Литягин: Когда сотрудники пишут сами задачи — они пишут так, как видят. И зачастую они видят свою работу иначе, чем руководитель. И руководитель начинает им все задачи исправлять. Есть смысл править не задачи (следствие), а видение (причину) сотрудников, тогда количество неадекватных задач будет снижаться. Проблема разных «мировоззрений» усугубляется еще и тогда, когда руководитель может просто «диктовать» задачи сотруднику, не интересуясь его видением. В этом случае (когда задачи ставятся только сверху вниз) у сотрудника нарастает отчуждение к задачам, поставленным руководством, и резко падает вероятность их выполнения из-за низкой мотивации, отторжения, уклонения, откладывания, поиска оправданий и т. п. Я рекомендую одновременно совмещать нисходящий (сверху вниз поставленные задачи) и восходящий (снизу вверх согласованные) поток SMART-задач. Причем сверху вниз я обычно ставлю 1–3 крупные задачи, остальные (5–15) выставляет сам сотрудник. Сверху вниз рекомендуется ставить те задачи, которые руководитель берет на личный контроль и несет личную (совместно с сотрудником) ответственность за их выполнение. Снизу вверх сотрудник ставит задачи-текучки или конкретизацию и детализацию главных нисходящих задач руководства.
Для того чтобы сблизить мировоззрение руководителя и сотрудника, надо на первых порах больше времени и внимания уделять коммуникации при планировании и приемке смартов. Выделите регулярное время (например, вторую половину понедельника) для индивидуальных или групповых встреч, мозговых штурмов и т. п. И наберитесь терпения: как правило, у большинства сотрудников после 3 коммуникаций мировоззрение проясняется и приближается к правильному. Хотя бывают «крепкие орешки», которые будут «ваньку валять» до последнего из-за недостатка квалификации или мотивации. С ними лучше расстаться в рамках испытательного срока. А есть сотрудники, которые со временем будут писать свои задачи не хуже того, как им бы их руководитель написал. Это просто золото — берегите их.
Так что я думаю, что вами описанная проблема не в системе смарт-управления, а в исходном материале (сотрудниках) и недостатке коммуникации с целью прояснения сотруднику смысла выполняемой им работы.
Смарт-управление (как и вся GOAL-технология) просто очень быстро выявляет слабые и узкие места в организации. Но это точки вашего роста.