Предисловие к Справочному CD: Должностные инструкции. Мировые стандарты и российская практика.
В международной практике подход к управлению персоналом через должностные инструкции давно устарел. Современная неоклассическая парадигма управления персоналом подразумевает отказ от должностных инструкций и переход к профилю компетенций.
Но для того, чтобы отказаться от должностных инструкций, нужно их иметь и уметь ими пользоваться по назначению. Российский бизнес еще не дорос до таких высот. Не все российские компании четко определили, зачем нужны те или иные сотрудники.
Для чего нужны должностные инструкции?
- Подбор персонала. Как выяснить, подходит Вам сотрудник или нет, если не обрисованы круг его обязанностей, функций и требования к квалификации?
- Оплата труда. Кому и сколько платить? Берем традиционный балльный метод (Hey -метод) и оказывается, что оклад можно прокалькулировать только при наличии должностных инструкций. Насколько работа важна для компании, насколько данное рабочее место несет нагрузку по уголовной ответственности, по условиям труда и т.п., — все это есть в должностной инструкции.
- Аттестация сотрудников. По каким критериям оценивать сотрудников? Открываем должностную инструкцию: «работник, занимающий данную позицию должен вносить рационализаторские предложения, выполнять работу качественно и в срок, обучать новых сотрудников и т.д.» – это и есть основание для аттестации.
- Обучение персонала. Согласно должностной инструкции сотрудники должны выполнять определенную работу. Они ее выполняют, но не качественно, не достаточно хорошо. Например, продавец хорошо знает, как общаться с клиентом, но плохо знает особенности продукции, которую продает. Результаты аттестации, основанные на должностных инструкциях позволяют определить осмысленный план по обучению.
- Законодательный аспект тоже важен: должностную инструкцию может запросить инспектор или они могут потребоваться на судебном разбирательстве. Но законодательство всегда есть ограничение предпринимательской активности, направленное на удовлетворение потребностей клиентов. Это отдельный аспект.
В России создать хорошую должностную инструкцию значительно сложнее, чем, к примеру, в США, поскольку перечень должностей определен не четко. От старого тарифно-квалификационного справочника мы постепенно отходим. В то же время к международному списку позиций мы еще не подошли. И получается, что должностные инструкции в нашей стране в любом случае будут меняться в процессе развития бизнеса, перехода его на международные стандарты.
В западных компаниях другая проблема: конкурентная среда стала настолько агрессивна, а глобализация идет настолько быстро, что требуется сверхдинамичность и сверхгибкость. Описание рабочего места, составленное сегодня, завтра уже станет неэффективным, устареет.
В современной международной практике должностные инструкции заменяются компетенциями, если мы рассматриваем человека, и зонами ответственности и ключевыми задачами, если мы рассматриваем позицию.
Зона ответственности описывает задачи, которые повторяются из периода в период. Но есть и обязательный блок дополнительных работ: либо работнику сверху отпускаются задачи, либо он сам берет на себя повышенные обязательства.
Я не к тому, чтобы Вы уничтожили старые должностные инструкции, а новые не писали. Нет. Их нужно писать. Но писать осмысленно. Чтобы на базе таких документов выстраивать качественный, осмысленный и инвестиционный подход к персоналу.
С чем сталкиваются российские компании? Они заказывают консультации у какой-нибудь крупной компании из большой шестерки. Но им отказывают. Почему? Потому что нет правильных должностных инструкций. На этих документах основана вся технология создания или корректировки системы компенсаций. Сначала пишутся должностные инструкции, причем пишутся не один месяц. На их основании можно понять, есть ли белые пятна в организации, есть какие-либо пересечения: на две позиции возложены одни и те же функции. После чего оценивается гармоничность окладов. Отсутствие базовых документов ослабляет эффективность консалтинга или сводит его на нет.
Должностные инструкции ни в коем случае не должны быть формальным документом. Только с точки зрения делопроизводства. С точки зрения управления – это паспорт человека. То, зачем его взяли на работу и то, за что его уволят. Это технология работы всей компании, прописанная для данного сотрудника.
Писать должностные инструкции надо. Приготовьтесь к тому, что эта процедура займет месяц или два. Однако HR-менеджер никогда не должен делать это один. Он обязан организовать процесс, направить его в нужное русло. Должностные инструкции необходимы, прежде всего, линейным менеджерам. Именно они набирают персонал, оценивают эффективность сотрудников. Именно они используют этот документ как основной инструмент в работе со своими подчиненными. Если они активно принимают участие в создании инструкций, то выявятся реальные проблемные зоны, и станет понятым, как их удалить. Тем самым повысится эффективность работы компании и каждого сотрудника в отдельности. Люди поймут, за что они получают деньги, а руководство оценит, нужен ли такой сотрудник компании. Все это позволит компании перейти на новый уровень управления, приблизиться к международному уровню ведения бизнеса. Эти документы должны быть вплетены в реальное управление компанией. Ни набора персонала, ни изменения оплаты, ни аттестации, ни обучения новых и старых сотрудников без сопоставления с должностной инструкцией не должно проводиться.
Мы собрали все необходимые положения для составления должностных инструкций в один биндер: международную практику и российский опыт. Наиболее интересными и полезными для HR менеджеров будут примеры реально действующих должностных инструкций как российских, так и международных компаний по существующим в данный момент на рынке должностным позициям.
Должностные инструкции
Как пользоваться биндером?
Первое. Прочитать главу о международном подходе к составлению должностных инструкций.
Второе. Просмотреть сами инструкции по международным стандартам.
Третье. Просмотреть реально действующие инструкции, которые мы собрали у ряда российских компаний, членов Кадрового Клуба.
И последнее – изучить разделы «Должностные инструкции как часть кадровой документации» и «Юридические аспекты составления должностных инструкций».
Биндер «Должностные инструкции» — это не сборник документов или не свод правил. Это отправная точка развития компании, кадрового менеджмента в компании и Вашего личного профессионального развития.
Успехов!